为了将学校秋季田径运动会办出水平、办出特色，学校于9月26日晚召开了第38届秋季田径运动会筹备会议。校运会副总指挥、总务主任周忠，校团委副书记蔡克翠，安全办副主任鲍华山、范胜利，综合管理处副主任高鹏，教导处副主任姚云飞及校运会各下设机构相关负责人出席会议。
会上，周主任指出：秋季田径运动会是我校的一项大事，也是一项盛事。运动会的举办有益于提高学生的健康水平，丰富校园文化生活，促进我校体育工作的开展，发展和培养我校体育后备人才，增强学生体质，提高学校体育运动水平。
周主任提出要把运动会准备工作、宣传工作、安全工作做到位，合理安排、统筹兼顾；进一步规范本次运动会各项程序，创造一个良好的比赛环境，让运动员赛出水平、赛出风格。
范主任就本次秋季田径运动会的赛事安排和有关要求向与会人员做了汇报说明。
会议针对安全工作提出几点要求：一是运动要遵循“安全第一、预防为主”的原则；二是要加强师生的安全教育；三是关注细节上的安全措施；四是参加体育项目的师生要量力而为；五是设置安全责任岗，责任到人，排除安全隐患，出现意外要及时采取措施。
会议还就运动会的比赛时间、开幕式、方案策划、宣传报道、后勤保障、安全保卫、比赛项目、前期排练等事宜进行了具体商议。
周主任最后强调，各下设机构负责人要共同努力，分工协作，抓好细节工作，把运动会各项工作做到尽善尽美，确保本届秋季田径运动会圆满成功。